臨沂尚美黃總: 如何應用易凱軟件助力廣告公司發(fā)展

臨沂尚美噴繪廣告有限公司成立于2004年，現(xiàn)已發(fā)展成具有一定規(guī)模，集廣告設計、電腦數(shù)碼戶內噴繪、電腦數(shù)碼大型戶外廣告噴繪為一體的綜合性廣告設計制作公司，服務完善。
 

以下是黃總的部分分享內容：
 
大家好，我是山東臨沂尚美噴畫，我今天給大家分享我使用易凱的經驗，講得不好，請大家多多擔待。我的分享主題是：如何應用易凱軟件助力廣告公司發(fā)展。
 
通俗的說就是用好一個軟件，實際上就是完善你的公司經營。為什么這么說呢？我會用以下的半個小時給大家分為三點的講我的使用心得。

第一點，從業(yè)務接單-審核-產量登記-進貨-庫存-外協(xié)-發(fā)貨，實際易凱軟件已經把流程都弄的非常精準了，然后我講一下如何應用軟件助力我們公司發(fā)展。
 
根據(jù)這個軟件再結合咱們實際的公司情況，從接單到生產到配送到財務這4大塊，在軟件當中的應用。軟件上的流程跟咱們公司的基礎流程基本上是相似的。
 
完善軟件系統(tǒng)上的每個環(huán)節(jié)、流程就是完善公司的流程環(huán)節(jié)。我們做公司就是做這個工作流程和標準，標準就是我們這個軟件之類的東西就是這個公司的制度了。實際上現(xiàn)在這個工作流程就是從接單到最后的財務。要做好工作流程，需要從軟件應用開始。

第二點，軟件要如何快速上手、啟用。如果大家購買這個軟件之后，我們第一要做的是完善系統(tǒng)當中的基礎數(shù)據(jù)，要把自己公司的每個部門劃分的清晰清楚。
 
比如我們工作，現(xiàn)在就劃分寫真、噴繪、UV、旗幟、雕刻就是各個部門的環(huán)節(jié)。然后設置下一步就是工序，工作中心，比如我們現(xiàn)在寫真部門有打印輸出 ，覆膜，我們設置為2個工序。設計部門也設置成2個工序，一個是打圖一個是拼接。
 
這樣設置工序，就會讓每個部門的工作人員工作起來更直接，知道第一步干嘛，第二步干嘛，然后也會根據(jù)這個軟件的流程進行開工、完工，最后這個發(fā)貨，每個工序他都會點他自己的產量，到月底就能在軟件里的產量統(tǒng)計，然后能統(tǒng)計出他這個工作情況，就根據(jù)他的工作情況給他進行提成工資發(fā)放。
 
另外，這個基礎數(shù)量里還有個項目類型，材料，項目價格，這些都是軟件啟動前期需要做好的東西。把前期工作做好能讓后期的工作更能省事，比如項目價格，實際上就是咱們公司這個產品和產品價格、包括這個產品類型，產品計算方式。
 
實際上把手動的工作都用軟件里的設置，把東西設置到里面后，下一步開展什么工作就可以直接選了。還有倉庫里面的材料就是材料的種類，材料的分類，具體的材料，都要根據(jù)咱們手動的工作錄入進去，還有一些銀行賬號，費用類型，這些就是咱們財務方面的知識。把這些資料都錄入之后，就可以開始咱們這個軟件使用了。
 

第三點就是這個軟件的使用可以讓公司全員共同使用和維護軟件。這個要負責人或者老板牽頭一定要嚴格按照軟件的流程，還有軟件的操作方式。
 
購買軟件后，易凱公司會給咱們提供一本用戶手冊，這里面會把各個系統(tǒng)操作的關鍵詞都列出來，各個操作規(guī)范都已經講得非常清楚，大家一定要這個產品手冊進行全員教育，一定要讓大家都去規(guī)范的操作，這樣能讓公司這個工作流程，財務，倉庫還有所有的經營情況避免很多問題的發(fā)生。
 
就是說從業(yè)務的接單開單到生產制造到配送再到財務，這些根據(jù)軟件流程，每個人每個部門都按他這個軟件去操作，這樣我們每個活的每個環(huán)節(jié)都能在軟件上查到。
 
打一比方，如果說一個公司給我們業(yè)務，然后我們業(yè)務前期會談價格和產品的應用，客戶會下單，下單后就會開單，客戶打款后審核，審核后生產人員就看到這個單子。
 
然后生產之后，比如說寫真、噴繪、條幅，其實我們這個單據(jù)的開單數(shù)就已經把這個活的要求開到相應的部門當中。
 
比如說這次開的寫真，寫真生產部門就看到這個單據(jù)，單據(jù)也有這個生產制造要求，他會根據(jù)這個生產制作要求進行開工制作。然后他會點開工，把圖拷到這個寫真機的電腦上進行開工，開始制作。
 
制作完成后，比如說他已經打完圖輸出了，這個工序做完了，他會在這個工序點產量，這個活就到了下一個環(huán)節(jié)，比如裱膜，這個裱膜部門就會看到前一道工序完成后，他就會進行裱膜工作，裱膜完成后，再進行下一步，他就會把這個工作進行完工。
 
點了完工后，這個單子的流程就自動進行下一個環(huán)節(jié)，然后就是包裝與發(fā)貨，這個發(fā)貨人員就能看到這個完工的活。就是如果這個完工的活員工沒有點完工的話，這個發(fā)貨的員工就看不到。
 
發(fā)貨人員進行包裝，然后會進行相應的派送，派送的時候，我們也會區(qū)分，比如市區(qū)還有發(fā)貨，他會根據(jù)這個單子要求，會去派送。
 
我們的工作環(huán)節(jié)，就是制作完之后，我們會把打印出來的標簽貼到那個貨上。（我們是有買條碼機，就是咱們軟件完共后能打印這個標簽），然后我們的發(fā)貨部門也會用這個打印機打印一個送貨標簽。
 
如果當時開單人員在開單的時候有送貨地址、送貨電話、收件人，這三個信息就會顯示出來在標簽上。標簽都是帶不干膠，可以直接貼到貨上去。這樣他就會避免出現(xiàn)這個信息的錯誤，就能把貨物相應的制作、包裝、送貨都能做得很好。
 
發(fā)貨之后，這個書簽或者簽字就會交給咱們財務部門，財務會根據(jù)這個收款的情況進行軟件的操作?，F(xiàn)在我們財務是怎么做的呢，原來都是欠款，現(xiàn)在我們都不做欠款，都做現(xiàn)款。
 
我們在開單之后，會要求客戶打款，客戶打款后我們才進行審核?；蛘哂锌蛻舻纳a量比較大，害怕我們公司也不太相信，然后打個定金，我們會在這個單據(jù)收定金，這個里面的財務功能會顯示客戶的應收款還剩多少。
 
然后發(fā)貨前，我們會把定金先收回再發(fā)貨。我們也能在統(tǒng)一報表里有客戶應收款，點開后，也能看到每個時段每個月的應收款項。
 
再說一下這個財務的費用，費用就是電話費、電費，員工工資等，都要把這些設置到這里。平時，要每個部門，例如財務部門，管賬務、報表，一定要讓財務部按照這個軟件的流程和各個科目去把這個賬務和統(tǒng)一報表里面的東西都要完善好。
 
每到月底的時候咱們老板還有負責人就能很輕易的點開付款單、收款單、應收賬款、費用材料，就能看每個月的經營情況。只有了解了資金情況后，才能進行公司經營方面的這個調整，所以說軟件應用非常重要，一定要按照這個軟件工序來好好的完善軟件數(shù)據(jù)。
 
接下來再說說倉庫這塊，實際上倉庫是公司一個非常重要的部門，因為倉庫他關系到咱們公司的采購就關系到咱們這個材料，材料是公司一個比較大的支出。
 
倉庫也是與其他部門一樣，就是財務人員進行倉庫操作的時候，也是按照流程來，比如說：采購入庫，然后領料、出庫，調撥單、庫存查詢、入庫單作廢、出庫單作廢，也是按照實際要求來操作。
 
我們公司要求就是一定要嚴格按照這倉庫流程來做，簡單介紹一下，就是我們公司比如寫真、噴繪、每個部門在領料，我們會進行控制，開單人員接單開單后，寫真來了100方的業(yè)務單。我們倉庫人員不用生產人員過來領料，他就已經能看到單子，就已經能看到這個活需要用多少平方的材料。
 
倉庫人員就會把這個材料先在倉庫里面去找到，然后把它標上：這是用在哪個客戶哪個部門，放在哪個地方。然后生產人員看到這個單子就過來領料，這樣一來，倉庫人員已經把料都準備好了，這樣能節(jié)省時間還能節(jié)省用料。
 
為什么說能節(jié)省用料？我們要求我們倉庫人員在進行這個出料的時候來根據(jù)這個活的平方數(shù)。比如咱們一卷材料，是200方，那這個活就是用料需要100方，倉庫人員就會找已經拆了的料，例如是還剩下110方，先優(yōu)先使用，也會進行相應的記錄。
 
生產人員進行生產后，還剩10個平方，或者說剩1-2個方的話，這個就不要求他再把這個調回來，如果說這個料還剩50方或者100方比較多的話，再要求他是必須得回料，這樣才能控制單的庫存，也能控制生產人員。
 
如果不按照這個情況給他領料的，很輕易就能拿到料，如果把圖作廢了，或者說有些客戶會和咱們的生產人員關系很好，能讓咱們生產人員從私下里給他生產，那這樣就控制不了了。就說咱們吧倉庫的原料控制好了就會避免這個事情的發(fā)生。
 

總結：
我們公司，現(xiàn)在就是部門劃分的，業(yè)務部門和生產部門和配送和財務部門，然后我們生產部門當中又分了這個寫真、噴繪、條幅各生產部門，每個部門都有各個的部門主管。
 
咱們老板或者負責人一定要要求咱們的主管監(jiān)督好咱們這個軟件的操作，負責人或者老板一定也要嚴格要經常去看軟件，看那個地方操作有問題，咱們一定要和主管一起把這個軟件應用好。
 
比如說業(yè)務部的主管要去業(yè)務單據(jù)審核，比如說開錯的單子，項目，產品方面的，也得去監(jiān)督好。生產部門的主管讓他要負責的東西就是要每天監(jiān)督，特別是每天上班、下班，一定要看看今天的完工情況。
 
比如今天早晨8點上班，昨天夜班干的什么情況，主管一定有打開軟件看他的部門的昨天生產情況，然后還剩了多少沒有生產完的，還有今天要發(fā)生這個業(yè)務的情況。根據(jù)這個東西去派工去進行安排生產，然后也進行這個調整。
 
比如量比較大，他要進行這個調節(jié)，他也要和業(yè)務部門去溝通，如果又來了一個量比較大的，又來了500方，然后他現(xiàn)在還有很多方沒有生產出來，這個情況就要和業(yè)務經理溝通這個交貨時間，由業(yè)務那邊和客戶進行溝通。
 
生產部門的主管每天下班的時候更加要看看今天的單據(jù)完工情況，注意看今天剩了多少活還沒干完，然后他要安排下個班去生產。
 
著重講一下，完工后沒有按照軟件流程與操作，比如點了開工、生產，但是沒有點完工，這個是不對的。另外軟件還有一個最好的東西就是比如說這個客戶下單后，客戶有時候會打電話咨詢情況，我們業(yè)務員工都能按照軟件上的查單據(jù)、完工情況、是送貨了還是怎么樣，這些都能回復客戶。
 
然后生產后就配送，配送部主管也要看每天的單據(jù)的配送情況，講一下送貨，我們有掃碼送貨，比如這個客戶同時下了五個業(yè)務，如果說這五個訂單當中有三個訂單生產出來了，他會掃碼，顯示三個，如果貨有的話就把這三個訂單電話送貨，沒有那就不要點送貨，這樣的話能看到沒有送貨的單子和還有送貨的單子。
 
最后說一下就是這個老板和財務部門一塊完善這個財務的情況。主要是這個月底的統(tǒng)計報表能看到材料費用，還有這個費用的情況，這個能顯示公司的經營情況。
 
另外就是應收和應付，應收關系到公司經營的這個回款的情況，應付大家也要根據(jù)公司的軟件進行相應的給供應商進行付款。做好這點能讓咱們公司的信譽度提高，外面的合作公司信任度也更好，才能更好的合作。
 
大家一定一定要嚴格按照這個軟件的流程操作去進行每個部門每個人員的監(jiān)督。這樣才能讓每個工序做得更好，才能控制每個工序，才能更好的完善工資流程。