楊凌紅蘋果文化王總：廣告公司如何做好流程管理

2018年9月12日《周三晚8點-易凱有約》第七十五期由楊凌紅蘋果文化王總分享，分享主題：廣告公司如何做好流程管理。



楊凌紅蘋果文化傳媒有限公司成立于2006年，是一家集廣告創(chuàng)意、藝術設計、媒體發(fā)布、廣告執(zhí)行為一體的文化傳媒公司。

主要業(yè)務有：企業(yè)宣傳/產品包裝/活動策劃/展覽展示/亮化工程/農莊規(guī)劃/3D效果圖/設計、制作、代理、發(fā)布國內各類廣告。



以下是王總部分分享內容：

各位廣告同仁，大家晚上好，我是來自楊凌示范區(qū)的紅蘋果文化傳媒有限公司的王永紅。



我們公司是一家集廣告創(chuàng)意設計媒體發(fā)布廣告執(zhí)行為一體的文化傳媒公司。公司主要的業(yè)務有企業(yè)宣傳、產品包裝、活動策劃、展覽展示，還有亮化工程以及農莊規(guī)劃。我們公司位于中國的農業(yè)科技示范區(qū)楊凌，如果大家有需要在現代農業(yè)、休閑農業(yè)、種養(yǎng)殖行業(yè)、葡萄酒莊投資的想法，可以和我們聯系，我們這里有優(yōu)秀的專家和技術人才資源。



首先感謝易凱軟件公司的盛情邀請，今天在這里和大家分享我的一些廣告公司的管理經驗。在這個群里頭臥虎藏龍，以前分享的嘉賓有很多，也都是行業(yè)的標桿，我們的榜樣，我也學到了很多東西。所以梁芳經理邀請我好幾次，但是真的不知道給大家講什么。



在易凱這個大家庭里頭，我們認識了好多行業(yè)的榜樣，通過他們的分享，我也學習了不少的專業(yè)知識和管理經驗。從第1期的分享的時候，我就已經在易凱分享的群里頭了，我在這里也對之前70多期的分享嘉賓說一聲謝謝。





我今天分享的主題是廣告公司如何做好流程管理！由于我們公司是一家綜合型服務公司，為客戶提供一站式的廣告服務，所以接的業(yè)務品類比較多，也比較繁雜。這估計是很大一部分廣告公司的現狀。為了理清這些頭緒，讓工作的流程統(tǒng)一化、標準化，提升效率。我們結合易凱軟件，結合我們自身的情況，制定了我們公司的工作流程，在這里給大家進行分享，也希望大家指正。





現在大家可以看一下，就是第一個是我們易凱的這個操作界面的工作流程，我們就是結合易凱，然后和自身的情況制作了公司的這個工作流程。



其實我估計我們這個標準是跟很多公司基本是相同的，但是有些細節(jié)節(jié)點上會有差異。我們?yōu)槭裁匆鲞@個標準？是因為在日常的管理中，如果僅僅是通過老員工潛移默化的日常行程的潛意識的規(guī)則去執(zhí)行，新員工就會不知道；老員工做的過程中有些問題，他也不知道，因為他也沒有標準。這時候老板會出現很多標準，反正搞得有些員工他就不知道該怎么做。



所以我們就把流程梳理了一下，把關鍵的節(jié)點我們都標注出來。就是說你只要把這幾個關鍵節(jié)點做好了，基本上這工作就沒有任何問題。



我們所有的業(yè)務基本上是七個步驟，大體七個步驟就可以操作完成，我覺得應該我們的和其他的廣告公司都差不多。



我們主要的客戶是以單位為主：單位、院校、企業(yè)客戶，基本上多數都是月結的客戶。店面接的散單不是很多，但是也有；以前的員工，他會養(yǎng)成習慣，就是所有的單子先做，做完之后再收款，這個后期就會出現很多問題。所以我們現在就制定：零散單，統(tǒng)一是不欠賬的，而且一旦就確定就要收全款或者是50%的預付金。



因為我們現在都用了易凱軟件，所以我們的設計師就是接單員。設計流程上首先就要求接單的人就要錄入系統(tǒng)，后續(xù)的工作流程都差不多。主要我就是說一下定稿這一塊，因為很多公司應該都遇到尤其一些是比較著急的稿件，在定稿的時候，幾乎客戶都說好了，可以做了，有時打電話，有時通過qq定稿，但是制作之后又會發(fā)現各種各樣的小問題，到最終一般吃虧的都是我們廣告公司為結果去買單。



定稿這一塊，一般情況下都是要求打印出來，然后客戶簽字。如果遇到特別著急的單子，而且客戶也不方便過來的，他就要通過郵箱將確認稿、最終稿發(fā)給客戶，讓客戶郵箱回復：文件已核對無誤，定稿、制作。



一般這種方法操作之后，客戶不看的文件他都會再看幾遍。而且他簽字之后，我們也有了依據，到后期責任劃分上，至少他責任非常明確，我們廣告公司可以出于我們這個合作的友情，有些事情上我們可以承擔一部分責任，這樣對大家都比較好一些。而且對于廣告公司來說，不用每一次都去做背鍋俠了，一出錯了，就是廣告公司搞錯了，每次搞得我們好像能力非常差的樣子。





制作流程這一塊，我們公司有一部分制作業(yè)務是外協(xié)的，我們公司有一臺寫真機，現在客戶對效率的要求是越來越高，有時候就是非常著急，如果外協(xié)的業(yè)務過多的時候，那時間節(jié)點上就沒辦法控制，所以我們就是把東西自己來制作。大家主要看最終一塊：開送貨單和開安裝單，都是由設計負責人，就是這個業(yè)務誰接的，誰就負責到底的。



安裝和送貨的流程，一般廣告物料不安裝的就可以直接送貨的，這里頭主要是牽扯到物料的核查，我們公司就是自己做的，肯定要核對數量、核對品質；需要安裝的，都是要提前和客戶要預約，這些都是由設計負責人（接單這個人）他去負責聯系，完事后就交代給工程部的人，安裝完后我們要求他必須要拍照的。因為你有了照片的，也是我們最終結算的一個依據。因為現在就是有了易凱軟件，我們有時候會打安裝單，客戶在安裝單上也進行簽字，這一點非常好。



后面還有一個費用單，就是跟我們冉總之前的分享一樣：我們把這個單子安裝、制作、送貨過程中產生的費用，也要開到這個業(yè)務單里頭，我們主要是為了核算成本。通過這樣的計算，我們就能知道自己這個業(yè)務準確的利潤，安裝人員他通過手機完工，我們后期可以統(tǒng)計他的這個安裝產值。



因為我們公司主要以客戶服務為主，關于我們外協(xié)這一塊也有制定了一個流程和作業(yè)標準，外協(xié)單一般都是由接單員去開，誰接的單、誰開外協(xié)，我們的外協(xié)商因為經常合作的就篩選了，每一個項目他都會有好幾家外協(xié)商，有各種各樣的滿足，我們有可以有做活質量好的，有做活比較快的，有價格比較便宜的，針對不同的客戶，就是相應的開單。



這里就牽扯到外協(xié)出去的東西，我們是要負責對搞的。我們對稿的依據就是簽字稿，所以沒有簽字稿，一般對稿的過程中出錯就非常麻煩。所以說客戶QQ上郵件確認的稿子，我們一般也是要打印出來的，尤其像冊子之類的量比較大的，造價比較高的，必須要執(zhí)行核對。確定之后有的外協(xié)商他是需要付預付款的，有些外協(xié)商我們是月結的。



中間這個節(jié)點就是制作中這個節(jié)點，因為有的公司他有可能是口頭的，我們現在就是做的時間長了就發(fā)現一個問題，默認一般的，他約定的交貨時間有時候總會有偏差。但是我們給客戶承諾的時間一般不允許有偏差的，所以說快到那個節(jié)點的時候，我們要求接單的人必須要提前去催一下，你的外協(xié)商確定一下你的貨物到底什么時候能到，什么時候能交貨，會不會延誤？這個必須要提前知道。



后面的就是一般正常的驗貨，然后還有開費用單，這一塊也就是為了把這個業(yè)務的成本我們能夠非常具體化，利潤也非常明確。



最終一個就是采購流程，因為廣告公司像我們這個廣告公司做的物料也是千奇百怪，什么東西有可能都會遇到。有時采購的品類也比較多一些，常規(guī)的我們會有庫存，不常用的東西，可能幾乎就是沒有庫存的吧。



我們是這樣定義采購和外協(xié)的，一般外協(xié)的東西就是非標的、不好定義的，采購作為材料入庫的都是標準化、工業(yè)品。這些東西我們都是作為采購，把它作為材料來入庫的，這樣也利于我們后期的意識，比如說自己做個預算，提前就可以看到我們以前買這個東西大概是多少錢，也比較準確，相對于現在就是數據庫一樣。





最后分享是我們現在就是要求業(yè)務單和外協(xié)單的，一般是不允許隔夜錄單的。因為你隔天的，有時一忙他就漏單了。所以我們對這一塊就做了一個細節(jié)的規(guī)定，這里頭也用到了積分。



我的積分制是聽了重慶萬康盛鼎廣告龔老師的分享之后去學習的，因為龔老師那一期的分享真的是把廣告人的痛點說得非常真切。在龔老師的分享中，我仿佛就看到了自己的樣子，所以我下定決心去重慶學習了積分制，但是我用得確實不太好。



對于薪酬這一塊，我們現在也是想結合咱們易凱，就是把它具體量化。因為我們這種綜合性服務公司、廣告公司，業(yè)務相對品類太多，不像咱們群里頭、易凱用戶里頭，他們做單一品類的標識、發(fā)光字或者噴繪這個很容易量化。我們做的東西有時候今天做的和昨天做的就完全不一樣，沒有標準，所以我現在就想用業(yè)務金額來定義它。



之前和大韓廣告的韓總，我們也做了私下溝通，他的方式我覺得也非常好。大家可以看一下，我們易凱的嘉賓分享手冊或者是翻一下以前的嘉賓分享。他這個主要針對設計師這一塊，我覺得還是很不錯的。



另外就是我們巴中鴻圖廣告的冉總之前的分享，我覺得他這塊把薪酬和產值這一塊和易凱的產值進行結合，我覺得這個也非常好，我也正在學習，準備把這個用到我們公司來。首先我覺得所有的方法并不是說直接能夠套用，也并不是說完全適合自己；因為我沒學過專業(yè)的這些財會知識，我只是根據自己的想法，然后通過咱們易凱軟件，進行一段時間的這個測算，如果覺得可以，我就可以再實施一下。



我的主題分享基本上就到這里了，在這里我也非常感謝易凱以往的分享嘉賓：我們重慶萬康的龔老師、還有河南金利得的張耀斌-張總、桂林風景廣告的封總等等。講得不太好，希望大家多多包涵，我也是拋磚引玉。



當下的傳統(tǒng)廣告競爭是非常的激烈，我們很多公司都在尋找轉型和創(chuàng)新。我們公司也不例外，我們現在就是也想通過業(yè)務板塊上的一些創(chuàng)新，另外一個就是緊跟行業(yè)政策，在業(yè)務板塊上做一些升級，然后增加一些新的項目。



國家對這個文化產業(yè)的政策支持是非常大的，我也希望通過今天的分享，如果咱們群里頭有人在做文化產業(yè)、文創(chuàng)這一塊的，我希望可以加我的微信，我們一起來抓住行業(yè)的先機，共同做一些事情。



有一句格言是這樣說的：你有一個蘋果，我有一個蘋果，如果我們彼此交換的，你我仍然只有一個蘋果；倘若你有一種思想，我有一種思想，而我們彼此交換這些思想，那么我們每個人就會有兩種思想。這也就是我這次愿意和大家分享的一個原因，因為這么多嘉賓都分享了他們的管理和廣告行業(yè)的一些經歷心得，我也從中深深地學習了很多知識，所以我也愿意把自己的這一點點總結分享給大家。